WhatsApp in Microsoft Teams, voor je hele team

WhatsApp in Teams zetten gaat in drie stappen: je vraagt een Meta Business-account aan, laat je bedrijfsgegevens door Meta verifiëren, en koppelt daarna je zakelijke nummer aan het WhatsApp Business Platform. Entell installeert de app in je Microsoft 365-omgeving en zet de toewijzing op de groepen die je al hebt. Wij begeleiden alle stappen; de doorlooptijd hangt af van hoe snel Meta de verificatie doet. De volledige route staat bij Entell installeren in je Teams-omgeving.

Twee zelfs. De gewone WhatsApp Business-app is er voor kleine organisaties en loopt tot vijf gebruikers op één telefoon. Daarnaast is er het WhatsApp Business Platform, vroeger de WhatsApp Business API: geen app, maar een koppeling op een geverifieerd nummer, zonder gebruikerslimiet. Entell werkt met dat tweede.

Het verschil zit niet in de versleuteling maar in waar de berichten belanden. De gewone WhatsApp-app bewaart de gesprekken op het toestel van je medewerker, dat jij niet beheert; raakt die telefoon kwijt of vertrekt die collega, dan gaat het klantcontact mee. Via Teams komen de berichten in de omgeving die jij beheert, met de rollen en rechten uit je eigen Microsoft 365. Bij Meta blijven alleen afbeeldingen en bijlagen staan, hooguit dertig dagen. Meer daarover op Veiligheid en privacy.

Voor overleg tussen collega’s wel. Een interne WhatsApp-groep hoort eigenlijk in Teams thuis: daar staat de historie in je eigen beheer, gelden je eigen rechten en loopt het niet via de privételefoon van een medewerker. Voor klantcontact gaat dat niet op, want je klant komt niet naar Teams. Die blijft appen. Daarom gaat deze pagina over het omgekeerde: het klantcontact uit WhatsApp binnenhalen in Teams, zodat je collega’s er intern in Teams mee werken.

Nee. Microsoft levert zelf geen WhatsApp-integratie voor Teams. WhatsApp in Teams loopt altijd via het WhatsApp Business Platform van Meta, en daar heb je een aanbieder voor nodig die die koppeling verzorgt. Entell doet dat als app binnen Teams, zodat er geen tweede programma naast Teams bij komt.

Een vast bedrag per gebruiker per maand, met een onbeperkt aantal gesprekken en duizend uitgaande berichten per maand inbegrepen. Daarboven reken je af in bundels. Wat een klant naar jou stuurt is gratis. De bedragen staan op de prijzenpagina.

Geen limiet van vijf gebruikers, dus je hele team kan mee. Je ziet wie welk gesprek oppakt en wat er nog openstaat. De historie staat niet op het toestel van een medewerker maar in de omgeving die jij beheert, dus een vertrekkende collega of een kwijtgeraakte telefoon neemt het klantcontact niet mee. En je werkt in Teams, dus er komt geen los scherm bij.

In veel gevallen wel. Een nummer dat nu in de gewone WhatsApp Business-app zit, kan worden overgezet naar de WhatsApp Business Platform-koppeling die Entell gebruikt. Let op: een nummer kan niet tegelijk in beide zitten. Ook een vast telefoonnummer kan worden gebruikt, mits het verificatiegesprek kan worden ontvangen.

De klant appt gewoon vanuit WhatsApp, zoals hij gewend is. Hij ziet je bedrijfsnaam en, als je die instelt, je bedrijfsprofiel met website en adres. Hij merkt niet dat jullie via Teams werken.

Meta hanteert een venster van 24 uur, dat begint zodra een klant je een bericht stuurt of je belt. Elk nieuw bericht of gesprek zet die 24 uur opnieuw. Binnen dat venster kun je vrij reageren, zonder goedkeuring vooraf. Daarbuiten mag je alleen een vooraf goedgekeurd sjabloon sturen. Dat is een regel van Meta, niet van Entell, en geldt voor elke aanbieder.

Een template is een vooraf door Meta goedgekeurd bericht waarmee je een gesprek buiten het 24-uursvenster kunt starten, bijvoorbeeld een afspraakherinnering. Meta rekent hiervoor kosten per afgeleverd bericht, niet per verzonden bericht. Vanaf 1 oktober 2026 rekent Meta bovendien kosten per uitgaand bericht, ook binnen het 24-uursvenster. Bij ons zitten de eerste duizend uitgaande berichten per maand in je abonnement; daarboven reken je af in bundels. Wat je klant naar jou stuurt blijft gratis. Wat het precies kost staat op de prijzenpagina.

Nee. Meta vereist dat de klant toestemming heeft gegeven om via WhatsApp benaderd te worden. Dat kan bijvoorbeeld via een formulier op je site of doordat de klant zelf het gesprek begint. Bewaar hoe en wanneer die toestemming is gegeven; dat is ook vanuit de AVG verstandig.

Nee. De WhatsApp Business Platform-koppeling ondersteunt geen groepschats. Gesprekken zijn altijd tussen jouw organisatie en één klant.

Niet met hetzelfde nummer. Een nummer zit óf in de app, óf in de platform-koppeling. Met een ander nummer kan het wel, maar dan heb je weer twee plekken waar klantcontact binnenkomt, wat precies is wat je wilde oplossen.

Die verhuizen niet mee. De koppeling begint met een schone historie; wat er in de gewone app staat blijft daar staan zolang je die app houdt. Wil je iets bewaren, exporteer het dan vóór de overzetting. Vanaf het moment van koppelen bouwt Entell de historie op bij het contact, waar collega’s er ook bij kunnen.

Dat hangt af van het nummer. Een vast of mobiel nummer dat je aan WhatsApp koppelt, kun je met de VoIP-kant van Entell ook laten overgaan in Teams, zodat bellen en appen op hetzelfde nummer binnenkomen. Hoe dat werkt staat op Bellen in Teams.

Contacten en gesprekken worden opgeslagen in de omgeving die je kiest: je eigen Microsoft 365-tenant of onze Europese hostingomgeving. Wat er precies wordt verwerkt en hoe lang het bewaard blijft, leggen we vast in de verwerkersovereenkomst.