Bereikbaar voor je cliënt, ook bij wisselende diensten
Bellen en appen met cliënten en mantelzorgers komen samen in Microsoft Teams. Collega’s die het contact overnemen, zien wat eerder is besproken.
Organisaties die met Entell werken
Waarom cliëntcontact zo lastig te organiseren is
Drie patronen die we tegenkomen bij wijkteams, ambulante begeleiding en organisaties waar medewerkers in wisseldiensten werken.
Contact loopt via privételefoons van zorgmedewerkers
Een mantelzorger heeft het nummer van één begeleider en appt daar alles naartoe. Werkt die persoon niet, dan blijft het bericht liggen tot de volgende dienst.
Bij wisseldiensten begint het opnieuw
Zorg draait op roosters. De collega die maandag langsging is dinsdag vrij, en de volgende weet niet wat er is afgesproken. De cliënt of familie vertelt het verhaal opnieuw.
Niet iedereen kan of wil appen
Bij urgentie of emotie pakt iemand de telefoon, voor een praktische vraag een appje. Losse systemen dwingen je te kiezen, terwijl je cliënten allebei nodig hebben.
Bellen én appen, centraal in Microsoft Teams
Bij urgentie of onzekerheid wil iemand een stem horen, voor een praktische vraag volstaat een appje. Allebei komen ze binnen op hetzelfde nummer.
- Bellen en appen op één nummer, geen privételefoons van medewerkers
- Toewijzen aan een team, zodat een wijkteam of locatie samen bereikbaar is
- Wachtrij en openingstijden, met doorschakeling buiten kantooruren
- Inloggen met je eigen Microsoft-account, met de rollen die je al hebt ingericht
Het vervangt geen spoednummer, triage of medische noodprocedure. Je stelt zelf in welke reactietermijn je communiceert en waar mensen bij spoed naartoe moeten. Dat staat ook in het automatische antwoord.
Werkt samen met het cliëntsysteem dat je al gebruikt
Je ECD organiseert de zorg: routes, planning, rapportages en het cliëntdossier. Entell organiseert het contact daaromheen. Nedap ONS is het meestgebruikte cliëntsysteem in de ouderen- en gehandicaptenzorg en biedt een API voor koppelingen. Welke gegevens Entell kan uitwisselen, hangt af van de beschikbare functionaliteit, je licentie en je autorisaties.
Bij een ingerichte koppeling:
- Cliënt of contactpersoon wordt herkend aan het telefoonnummer bij een inkomend gesprek
- Het gesprek kan worden toegewezen aan het juiste team of de vaste begeleider
Werk je met Nedap ONS, SDB, Ecare of een ander ECD? Tijdens de demo bekijken we welke gegevens uitgewisseld kunnen worden en wat daarvoor nodig is.
Opslag in je eigen Microsoft 365-omgeving
Je ziet waar gegevens worden verwerkt, wie toegang heeft en hoe Entell aansluit op je eigen informatiebeveiliging. Omdat de opslag in je Microsoft 365-omgeving staat, blijft je NEN 7510-beleid leidend.
Waar de opslag staat
Berichten, bijlagen en gespreksgegevens staan in je eigen Microsoft 365-omgeving, waar je zelf het bewaarbeleid bepaalt. Bij WhatsApp en telefonie zijn ook Meta en je telefonieprovider onderdeel van de gegevensstroom; welke gegevens zij verwerken staat op de veiligheidspagina. De AI-verwerking draait op de server waar ook Entell staat, met een lokaal taalmodel.
Wie erbij kan
Medewerkers loggen in met hun eigen Microsoft-account. Wie bij welk cliëntcontact kan, bepaal je met de rollen die al zijn ingericht per team of locatie. Gaat iemand uit dienst, dan vervalt de toegang met het account.
Wat er is vastgelegd
In de verwerkersovereenkomst staat welke partijen persoonsgegevens verwerken, welke subverwerkers betrokken zijn en hoe export en verwijdering werken. Omdat de data in je eigen omgeving staat, blijft je bestaande beleid leidend.
Gebouwd voor Microsoft Teams. Bekijk veiligheid en privacy
Elk gesprek samengevat, ook de telefoontjes
Een telefoongesprek verdwijnt normaal in iemands hoofd. Entell maakt er een conceptsamenvatting van. Een medewerker controleert die voordat informatie definitief wordt opgeslagen.
- Afspraken en acties die automatisch worden herkend
- Ook van telefoongesprekken, niet alleen van chats
- Een samenvatting wordt pas definitief nadat een medewerker die heeft gecontroleerd
- De AI stelt geen diagnose, geeft geen zorgadvies en wijzigt niets in het zorgplan
- Terug te vinden bij een incident of evaluatie, met datum en tijdstip erbij
Telefoongesprekken worden na afloop getranscribeerd. De audio wordt tijdelijk verwerkt op de server waar ook Entell staat, met een lokaal taalmodel, en daarna verwijderd. Er gaat geen cliëntinformatie naar externe AI-diensten. Hoe je cliënten hierover informeert, leg je vast in je eigen privacyverklaring.
Wat de AI wel en niet doetJe cliënt merkt niet dat de dienst is gewisseld
Wie maandagavond de dochter sprak, is dinsdagochtend vrij. Het gesprek staat bij de cliënt en niet bij de medewerker, dus de volgende collega leest terug wat er is afgesproken.
- Toewijzen aan een team in plaats van aan één persoon
- Openstaande gesprekken zichtbaar voor wie dienst heeft
- Werkt over locaties heen, ook bij ambulante teams
Dit merken teams die overstapten
Kom over en help
Wat mij het meest opvalt, is dat het zoeken eruit is. Vroeger belde een cliënt en moest ik eerst uitvinden wie hem het laatst had gesproken en wat er toen is afgesproken. Nu staat het er gewoon: de appjes, het telefoongesprek, de foto die hij stuurde. Als een collega ziek is, pakt iemand anders het op zonder dat de cliënt zijn verhaal opnieuw hoeft te doen. Dat scheelt ons dagelijks tijd, en het scheelt de cliënt frustratie.
Van eerste gesprek tot live in je organisatie
Plan een korte demo
In een half uur zie je Entell met je eigen manier van werken als uitgangspunt. Online en vrijblijvend.
Nummer en omgeving koppelen
Samen koppelen we het WhatsApp-nummer en de Microsoft-omgeving. Het overzetten van bestaande telefoonnummers duurt meestal twee tot zes weken.
Je eerste bericht staat in Teams
Inrichten en aan de slag
Teams, medewerkers en toewijzing richten we in op je eigen werkwijze. Belt een cliënt die eerder appte, dan staat de geschiedenis er al naast.
Nog geen Microsoft Teams? Als Microsoft-partner helpt Klout, het bedrijf achter Entell, met de implementatie. Bel ons of plan een gesprek.
Entell draait in Microsoft Teams, dus voor collega’s die daar al werken komt cliëntcontact samen in een vertrouwde omgeving. Werkt je uitvoerende team vooral in het ECD en niet in Teams? Dan bepalen we samen wie Entell nodig heeft en hoe het contact bij het zorgproces terechtkomt. Bron
Een vast bedrag per gebruiker per maand
€ 15,95 per gebruiker /maand
Chat met je klanten op WhatsApp, direct via Teams.
- Onbeperkt aantal chats*
- Toewijzen en automatische antwoorden
- Koppeling met je cliëntsysteem mogelijk*
- AI-samenvattingen met actiepunten
* Templateberichten inbegrepen op basis van fair use. Een koppeling met je cliëntsysteem hangt af van het systeem en de inrichting; dat bekijken we vooraf.
Plan een demo
WhatsApp & VoIP
€ 39,95 per gebruiker /maand
Chats, telefonie en contacten centraal in Teams.
- Alle functies uit de WhatsApp- en VoIP-pakketten
- Gesynchroniseerd contactboek
- Chats en telefoongesprekken in één contacthistorie
- Dashboards en rapportages
- AI-samenvattingen met actiepunten
* Templateberichten inbegrepen op basis van fair use. Een koppeling met je cliëntsysteem hangt af van het systeem en de inrichting; dat bekijken we vooraf.
Plan een demoVoIP
€ 25,95 per gebruiker /maand
Bel en word gebeld in Teams, op je eigen nummers.
- Koppel ieder gewenst nummer
- Onbeperkt bellen binnen Nederland*
- Contactboek, belplannen en toewijzen
- AI-samenvattingen met actiepunten
* Bellen binnen Nederland inbegrepen op basis van fair use.
Plan een demoGoed om te weten
Wie krijgt het telefoontje ’s nachts of in het weekend?
Je stelt zelf in wat er buiten kantooruren gebeurt: doorschakelen naar de bereikbaarheidsdienst, naar een centraal nummer of naar een automatisch antwoord met de spoedprocedure. Berichten die ’s nachts binnenkomen staan de volgende ochtend klaar voor wie dienst heeft, met de tijd erbij.
Onze medewerkers hebben geen zakelijke telefoon. Werkt dit dan?
Ja, voor zover dat past binnen het apparaat- en beveiligingsbeleid van je organisatie. Medewerkers gebruiken de Teams-app op hun eigen toestel en bellen daarmee vanaf het kantoornummer. De cliënt ziet dus nooit een privénummer, en de medewerker houdt zijn eigen nummer privé. Gaat iemand uit dienst, dan vervalt de toegang met het Microsoft-account.
Kunnen we begrenzen wanneer cliënten contact opnemen?
Je stelt openingstijden in en een automatisch antwoord daarbuiten, zodat verwachtingen duidelijk zijn. Omdat het contact op een kantoornummer binnenkomt en niet op een privételefoon, ligt de grens bij de organisatie in plaats van bij de individuele medewerker. Dat helpt ook bij situaties waarin iemand veel of ongepast contact zoekt.
Is Entell ook geschikt voor een kleine zorgorganisatie?
Entell is beschikbaar vanaf vijf gebruikers. Werk je met minder mensen, neem dan even contact op: we kijken dan samen wat er mogelijk is. Organisaties starten vaak met de teams die het meeste cliëntcontact hebben en breiden later uit.
Mogen we medische informatie via WhatsApp uitwisselen?
Of en waarvoor je WhatsApp inzet, bepaal je zelf op basis van je risicoanalyse, privacybeleid en de afspraken met cliënten. Ook een bericht over een afspraak kan iets zeggen over iemands gezondheid, dus die afweging is niet vrijblijvend. Het ECD blijft leidend voor zorginhoudelijke vastlegging. Bij een ingerichte koppeling kan het contact aan de juiste cliënt worden gekoppeld. De contacthistorie wordt opgeslagen in je Microsoft 365-omgeving.
Hebben we toestemming nodig om cliënten te appen?
Als een cliënt zelf een bericht stuurt, kun je gewoon antwoorden. Voor door het kantoor geïnitieerde WhatsApp-templateberichten is voorafgaande toestemming nodig; leg vast hoe en wanneer die is gegeven. Bied daarnaast altijd een alternatief, want niet iedereen wil of kan appen. Bespreek intern ook welke informatie via WhatsApp gaat; een saldo is iets anders dan een medische situatie.
Zien hoe dit in je eigen organisatie zou werken?
In een half uur laten we Entell zien, met je eigen manier van werken als uitgangspunt. Online, vrijblijvend, en je krijgt een eerlijk antwoord over wat wel en niet kan.
