Entell installeren in je Microsoft Teams-omgeving
Vier handelingen die je als beheerder doorloopt: je Meta-account koppelen, je tenant voorbereiden, de app uitrollen en de rechten verlenen. Reken op een half uur, plus de tijd die Meta nodig heeft voor de verificatie.
Entell brengt WhatsApp Business en telefonie samen in Microsoft Teams. Om dat werkend te krijgen moeten twee omgevingen aan elkaar geknoopt worden: je Meta Business-account voor WhatsApp, en je Microsoft 365-tenant voor Teams.
De vier handelingen hieronder doe je als beheerder. Je hoeft het niet alleen te doen: bij de meeste organisaties lopen we de eerste twee samen door in een sessie van een half uur.
Van eerste gesprek tot live in je organisatie
Plan een korte demo
In een half uur zie je Entell met je eigen manier van werken als uitgangspunt. Online en vrijblijvend.
Nummer en omgeving koppelen
Samen koppelen we het WhatsApp-nummer en de Microsoft-omgeving. Neem je bestaande telefoonnummers mee, dan plannen we het overzetten in overleg met je huidige aanbieder.
Je eerste bericht staat in Teams
Inrichten en aan de slag
Teams, medewerkers en toewijzing richten we in op je eigen werkwijze. Belt een klant die eerder appte, dan staat de geschiedenis er al naast.
Nog geen Microsoft Teams? Als Microsoft-partner helpt Klout, het bedrijf achter Entell, met de implementatie. Bel ons of plan een gesprek.
Koppelen bestaat uit vier handelingen
Het koppelen uit stap 2 hierboven doe je als beheerder in je eigen omgeving. Handeling 1 en 2 kun je naast elkaar doen: terwijl Meta je bedrijf verifieert, richt jij de Microsoft-kant in.
Meta-account koppelen
Je Meta Business-account aanmaken of koppelen, en het nummer laten verifiëren. Hier zit de wachttijd: de controle door Meta.
Tenant voorbereiden
Beheerdersrechten controleren en je tenant-ID doorgeven, zodat wij die kunnen vrijgeven.
App uitrollen
De app toestaan in het Teams-beheercentrum en aan een beleid toevoegen, zodat je team hem ziet.
Rechten verlenen
In Azure de beheerderstoestemming geven, waarmee meldingen en groepen gaan werken.
Wat je bij de hand wilt hebben
Een Meta Business-account
Heb je er nog geen, dan maak je die aan tijdens handeling 1. Je hebt er een zakelijk telefoonnummer voor nodig dat nog niet aan WhatsApp hangt.
Beheerdersrechten
In de Microsoft-tenant en in Teams. Zonder die rechten kun je handeling 3 en 4 niet afronden.
Je tenant-ID
Een reeks van 36 tekens die je organisatie identificeert. Waar je die vindt staat bij handeling 2.
Geef Entell toegang tot je Meta-account
Om WhatsApp zakelijk te gebruiken heb je een Meta Business-account nodig. Bij het koppelen geef je Entell toestemming om een aantal onderdelen van dat account te beheren. Concreet gaat het om:
- Je telefoonnummer toevoegen en koppelen aan het WhatsApp Business-platform
- Sjabloonberichten aanmaken, die Meta vooraf goedkeurt
- Gesprekken tonen in Entell, zodat je team ze in Teams ziet
- Verbruiksstatistieken inzien, voor de afrekening per gesprek
Je wordt doorgestuurd naar Meta. Wij krijgen alleen de rechten die hierboven staan.
Meta verifieert je bedrijf voordat het nummer live gaat. Dat duurt meestal enkele dagen. Wat Meta precies rekent en welke regels er gelden, staat op WhatsApp in Teams.
Maak je Microsoft-omgeving gereed
- Zorg dat Microsoft Teams actief is binnen de organisatie.
- Zorg dat je beheerdersrechten hebt in de Microsoft-tenant en in Teams.
- Geef je Microsoft tenant-ID door, zodat we die kunnen vrijgeven. Zo vind je je tenant-ID. Stuur hem naar hi@entell.com.
- Optioneel: maak een tijdelijk gastaccount aan, zodat we de app na de uitrol kunnen testen.
Rol de app uit op je tenant
Deze aanwijzingen zijn algemeen. Microsoft wijzigt de indeling van de beheercentra regelmatig, dus de exacte plek van een knop kan afwijken.
- Ga naar het Microsoft 365-beheercentrum en meld je aan met je beheerdersaccount.
- Open onder “Beheercentra” het Teams-pictogram, om naar het Teams-beheercentrum te gaan.
- Ga naar “Teams-apps” en dan “Apps beheren”, en zoek de app op.
- Kies “Toestaan” of “Installeren” om de app beschikbaar te maken.
- Ga naar “Beleid instellen” en kies of maak een beleid dat voor alle gebruikers geldt. Voeg de app toe aan dat beleid, zodat hij standaard zichtbaar is. Hier bepaal je ook de plek in de zijbalk van Teams.
Zoek je de app en vind je hem niet?
In de Teams Store kun je de app nog onder de oude naam Babbels tegenkomen. Entell is de nieuwe naam van dezelfde app; de vermelding wordt bijgewerkt. Zoek dus op allebei.
Verleen de rechten in Azure
- Open de Azure-portal.
- Ga in het menu links naar “Bedrijfstoepassingen”.
- Ga naar “Alle toepassingen” en zoek de app. Staat hij er niet, haal dan het filter op toepassingstype weg.
- Klik de app aan en ga in het menu links naar “Machtigingen”.
- Klik op “Beheerderstoestemming verlenen” en bevestig in het venster dat verschijnt.
Sla deze stap niet over
Zonder deze goedkeuring installeert de app wel, maar werken de meldingen en de koppeling met je Teams-groepen niet. Dat merk je pas als een gesprek binnenkomt en niemand een melding krijgt.
Wat er nog volgt
Wachtrijen en toewijzing
We richten samen in wie welk gesprek krijgt, en wat er gebeurt buiten openingstijden.
Je team meenemen
Een korte uitleg voor de medewerkers die ermee gaan werken. Meestal genoeg in een kwartier.
Afspraken op papier
De verwerkersovereenkomst tekenen, met je eigen bewaartermijnen erin. Zie gegevensverwerking.
Vragen die vooraf opkomen
Hoe lang duurt de hele installatie?
De handelingen zelf kosten ongeveer een half uur. Daarnaast is er de verificatie door Meta: vaak is die er binnen een paar uur doorheen, soms duurt het een aantal dagen. Neem je een bestaand telefoonnummer mee, dan komt het overzetten daarbij; die datum spreken we af met je huidige aanbieder. Zie Bellen in Teams.
Moet ik zelf beheerder zijn van de Microsoft-tenant?
Voor handeling 3 en 4 wel. Het toestaan van een app en het verlenen van beheerderstoestemming kan alleen iemand met die rechten. Heb je die niet, zet dan je IT-beheerder of leverancier op deze pagina; het is voor hen een kwestie van minuten.
Wat gebeurt er met de gesprekken die al in WhatsApp staan?
Die verhuizen niet mee. De koppeling begint met een schone historie; wat er in de gewone app staat blijft daar. Wil je iets bewaren, exporteer het dan vóór de overzetting. Vanaf het koppelen bouwt Entell de historie op bij het contact, waar collega’s er ook bij kunnen.
Kan ik eerst met een klein groepje testen?
Ja, en dat raden we ook aan. In handeling 3 koppel je de app aan een beleid; richt dat eerst op een testgroep en zet hem daarna pas op alle gebruikers. Zo zie je in je eigen omgeving hoe het werkt voordat je team het merkt.
Wat kost het versturen van berichten?
Meta rekent per afgeleverd bericht, niet per verzonden bericht. Wat je binnen het venster van 24 uur antwoordt is gratis. De tarieven verschillen per categorie en per land; op WhatsApp in Teams staat hoe dat zit.
Moeten we iets tekenen voordat we live gaan?
Er hoort een verwerkersovereenkomst bij, met je eigen bewaartermijnen erin. Die kun je vooraf inzien op gegevensverwerking, zodat je functionaris gegevensbescherming er op tijd naar kan kijken.
Loopt er iets vast?
Mail ons
Stuur je vraag naar hi@entell.com. Zeg erbij bij welke stap je bent, dan kunnen we meteen meekijken.
Bel ons
Op werkdagen bereikbaar via +31 85 0 084 084. Handig als je midden in het beheercentrum staat.
Samen doorlopen
Liever schermdelen? Plan een half uur in, dan lopen we de stappen met je door in je eigen omgeving.
Liever samen doorlopen?
In een half uur lopen we de installatie met je door, met je eigen omgeving als uitgangspunt. Online en vrijblijvend.