WhatsApp voor bewindvoerders: meer tijd voor je cliënt

Die kunnen blijven waar ze zijn; ze worden alleen geen kanaal voor cliëntcontact meer. Het kantoornummer wordt de ingang, en je medewerkers werken vanuit Teams op hun laptop of op de telefoon die ze toch al hebben. Loopt er nu contact via een privénummer, spreek dan af vanaf welke datum dat nummer doorverwijst naar het kantoornummer; cliënten hebben meestal een paar weken nodig om eraan te wennen.

Ja. Het maakt voor de techniek niet uit onder welke maatregel iemand valt: het gaat om contact met de mensen die je begeleidt en om het vastleggen daarvan. Kantoren die bewind, mentorschap en curatele naast elkaar doen, werken vanuit hetzelfde kantoornummer en scheiden het met toewijzing per dossier.

Dat gebeurt vaak, zeker bij prepaid. Je koppelt het nieuwe nummer aan het bestaande contact, waarna de eerdere gesprekken op dezelfde plek blijven staan. De historie blijft dus bij de cliënt en niet bij het nummer.

Ja. Er is geen regel die WhatsApp verbiedt in de bewindvoering; wat telt is hoe je met de gegevens omgaat. De AVG vraagt dat je weet waar het gesprek wordt opgeslagen, wie erbij kan en hoe lang je het bewaart. Dat is precies het bezwaar tegen de gewone app op een privételefoon: daar staat het gesprek op een toestel dat het kantoor niet beheert. Via Teams komt het in de omgeving die jij beheert, met de rollen en rechten die je al hebt ingericht.

Zodra een cliënt je een bericht stuurt, mag je 24 uur lang vrij antwoorden. Elk nieuw bericht zet die klok opnieuw. Daarbuiten mag je alleen een vooraf door Meta goedgekeurd sjabloon sturen, bijvoorbeeld een herinnering voor een afspraak of een melding dat het weekgeld is overgemaakt. Dat is een regel van Meta en geldt voor elke aanbieder. In de praktijk merk je er weinig van, want bij bewindvoering begint de cliënt bijna altijd zelf het gesprek.

De gesprekken staan bij het contact, met de naam van de collega die ze heeft gevoerd, en blijven daar staan als iemand uit dienst gaat of op vakantie is. Koppel je Entell aan je bewindvoerderssysteem, dan kun je vanuit een gesprek doorklikken naar het dossier. Welke systemen dat zijn bespreken we bij de inrichting.

Een vast bedrag per gebruiker per maand, met een onbeperkt aantal gesprekken en duizend uitgaande berichten per maand inbegrepen. Wat een cliënt naar jou stuurt is gratis. De bedragen staan op de prijzenpagina.

Entell is beschikbaar vanaf vijf gebruikers. Werk je met minder mensen, neem dan even contact op: we kijken dan samen wat er mogelijk is. Kantoren die groeien starten vaak met het aantal medewerkers dat nu klantcontact heeft en breiden later uit.

Ja. Foto’s en documenten die een cliënt via WhatsApp stuurt, komen bij het dossier terecht en blijven daar beschikbaar. Dat is een van de redenen waarom kantoren voor WhatsApp kiezen: een foto van de meterkast of een aanmaning is sneller gestuurd dan uitgelegd.

Je stelt zelf in wat er dan gebeurt. De meeste kantoren gebruiken een automatisch antwoord dat aangeeft wanneer er weer iemand is. Het bericht blijft staan en wordt de volgende werkdag opgepakt door de collega aan wie het dossier is toegewezen.

Nee. Je bestaande nummers kun je meenemen via nummerportering. Cliënten merken er niets van en je briefpapier klopt nog steeds. De doorlooptijd hangt af van je huidige aanbieder; we spreken de datum vooraf af en tot die dag blijf je bereikbaar op je oude aansluiting.

Als een cliënt zelf een bericht stuurt, kun je gewoon antwoorden. Voor door het kantoor geïnitieerde WhatsApp-templateberichten is voorafgaande toestemming nodig; leg vast hoe en wanneer die is gegeven. Bied daarnaast altijd een alternatief, want niet iedereen wil of kan appen. Bespreek intern ook welke informatie via WhatsApp gaat; een saldo is iets anders dan een medische situatie.

Ja, zonder limiet. Dat is het verschil met de gewone WhatsApp Business-app, waar maximaal vijf gebruikers tegelijk op één account kunnen. Gesprekken worden toegewezen aan een medewerker of een team, zodat duidelijk is wie wat oppakt.