Meer tijd voor je cliënt, minder aan je administratie
Bellen en WhatsApp komen samen in Microsoft Teams. Werk met je hele team vanaf één kantoornummer, wijs gesprekken toe en houd overzicht zonder losse apps of privénummers.
Gebruikt door kantoren en organisaties door heel Nederland
Waarom cliëntcontact zo lastig te organiseren is
Drie patronen die we bij vrijwel elk kantoor tegenkomen, ongeacht de grootte.
WhatsApp is voor veel cliënten het meest vertrouwde kanaal
Appen is laagdrempeliger dan bellen: het kost geen beltegoed en je hoeft niet meteen te kunnen formuleren. In Nederland gebruikt circa negentig procent van de bevolking WhatsApp. Zonder centrale plek raakt het overzicht versnipperd over telefoons en medewerkers.
Bij ziekte of vertrek ligt het contact stil
De cliënt bouwt vertrouwen op met wie hij kent. Staat dat contact op een privételefoon, dan kan niemand erbij als die collega wegvalt. En komt er een klacht of een toets, dan kun je niet laten zien wat er is besproken en wanneer.
17 uur vergoed, circa 27 uur nodig
Volgens brancheonderzoek heeft vier op de vijf bewindvoerders te weinig tijd per dossier. Elke minuut die opgaat aan terugzoeken wat er is afgesproken, gaat niet naar de cliënt. Kamerstuk 36464
Eén kantoornummer, in de omgeving die je team al kent
Niet elke cliënt appt. Een deel belt liever, of kan niet anders. Bellen en appen komen daarom binnen op hetzelfde nummer, zichtbaar in Microsoft Teams waar je collega’s toch al werken. Geen losse mobiels, geen aparte app om te leren.
- Bellen en appen op één nummer, geen privénummers in omloop
- Gesprekken toewijzen aan een collega of team, zodat duidelijk is wie wat oppakt
- Wachtrij en openingstijden, zodat niemand eindeloos overgaat
- Inloggen met je eigen Microsoft-account, met de rollen die je al hebt ingericht
Werkt samen met het systeem dat je al gebruikt
Entell vervangt je dossiersysteem niet, maar organiseert het contact eromheen. Met OnView is een directe koppeling beschikbaar; voor andere systemen bekijken we vooraf wat mogelijk is.
- Cliënt wordt herkend en gekoppeld aan het juiste dossier
- De vaste bewindvoerder wordt gematcht aan de medewerker in Entell
Tijdens de demo laten we zien welke gegevens worden uitgewisseld.
Jij houdt controle over cliëntgegevens
Bij cliëntcontact gaat het om gevoelige informatie. Daarom moet duidelijk zijn waar gegevens worden verwerkt, wie toegang heeft en welke afspraken gelden.
Waar gegevens staan
Je kiest waar berichten, bijlagen en gespreksgegevens worden opgeslagen: in je eigen Microsoft 365-omgeving of in onze Europese hostingomgeving. De AI-verwerking draait op de server waar ook Entell staat, met een lokaal taalmodel.
Wie erbij kan
Medewerkers loggen in met hun eigen Microsoft-account. Wie bij welk cliëntcontact kan, bepaal je met de rollen die al zijn ingericht. Gaat iemand uit dienst, dan vervalt de toegang met het account.
Wat er is vastgelegd
In de verwerkersovereenkomst staat welke partijen persoonsgegevens verwerken, welke subverwerkers betrokken zijn, welke bewaartermijnen gelden en hoe export en verwijdering werken.
Gebouwd voor Microsoft Teams. Bekijk veiligheid en privacy
Terugvinden wat er is gezegd, zonder terug te luisteren
Entell maakt na een gesprek een conceptsamenvatting en haalt mogelijke afspraken en actiepunten naar voren. Een collega die overneemt, ziet in één oogopslag waar het over ging.
- Gesprekken sneller terugvinden zonder opnames af te luisteren
- Afspraken en acties die automatisch worden herkend
- Eenvoudig overnemen bij ziekte, vakantie of overdracht
- Controle door de medewerker: niets wordt ongezien opgeslagen
- Terug te vinden bij een klacht of toets, met datum en tijdstip erbij
Telefoongesprekken worden na afloop getranscribeerd en samengevat. Die verwerking draait op de eigen server waar ook Entell staat, met een lokaal taalmodel.
Wat de AI wel en niet doetDit merken kantoren die overstapten
Van den BosseBudget SolutionsOnbudget
Wat mij het meest opvalt, is dat het zoeken eruit is. Vroeger belde een cliënt en moest ik eerst uitvinden wie hem het laatst had gesproken en wat er toen is afgesproken. Nu staat het er gewoon: de appjes, het telefoongesprek, de foto die hij stuurde. Als een collega ziek is, pakt iemand anders het op zonder dat de cliënt zijn verhaal opnieuw hoeft te doen. Dat scheelt ons dagelijks tijd, en het scheelt de cliënt frustratie.
Wij zetten al langer in op digitale dienstverlening, dus cliënten verwachten dat ze ons makkelijk kunnen bereiken. Het contact liep alleen via losse apps en toestellen. Nu komt alles binnen op één plek en zien collega’s meteen wat er speelt.
Voorheen werkten medewerkers met losse WhatsApp-accounts en een aparte telefonie-app. Iedereen deed het net iets anders. Nu zit alles in Teams: je ziet wie een klant heeft gesproken, wat er is afgesproken en wat er nog moet gebeuren.
Reken het zelf even na
Of dit uit kan, hangt af van hoeveel tijd je nu kwijt bent aan terugzoeken. Deze som maakt dat concreet.
Entell is beschikbaar vanaf vijf gebruikers. Het uurtarief hierboven is een rekenvoorbeeld; jouw situatie kan afwijken. Tijdens de demo kijken we samen naar je eigen aantallen.
Van eerste gesprek tot live op kantoor
Plan een korte demo
In een half uur zie je Entell met je eigen manier van werken als uitgangspunt. Online en vrijblijvend.
Nummer en omgeving koppelen
Samen koppelen we het WhatsApp-nummer en de Microsoft-omgeving. Het overzetten van bestaande telefoonnummers duurt meestal twee tot zes weken.
Je eerste bericht staat in Teams
Inrichten en aan de slag
Teams, medewerkers en toewijzing richten we in op je eigen werkwijze. Belt een cliënt die eerder appte, dan staat de geschiedenis er al naast.
Nog geen Microsoft Teams? Als Microsoft-partner helpt Klout, het bedrijf achter Entell, met de implementatie. Bel ons of plan een gesprek.
Een vast bedrag per gebruiker per maand
€ 15,95 per gebruiker /maand
Chat met je klanten op WhatsApp, direct via Teams.
- Onbeperkt aantal chats*
- Toewijzen en automatische antwoorden
- Koppeling met je dossiersysteem
* Templateberichten inbegrepen op basis van fair use.
Plan een demo
WhatsApp & VoIP
€ 39,95 per gebruiker /maand
Chats, telefonie en contacten centraal in Teams.
- Alle functies uit de WhatsApp- en VoIP-pakketten
- Gesynchroniseerd contactboek
- Chats en gesprekken in één klanttijdlijn
- AI-samenvattingen met actiepunten
- Dashboards en rapportages
* Templateberichten inbegrepen op basis van fair use.
Plan een demoVoIP
€ 25,95 per gebruiker /maand
Bel en word gebeld in Teams, op je eigen nummers.
- Koppel ieder gewenst nummer
- Onbeperkt gebruik van de app, belverbruik apart
- Contactboek, belplannen en toewijzen
Bedragen zijn per gebruiker per maand, exclusief btw, vanaf vijf gebruikers. Facturatie is maandelijks en er geldt geen minimale contractduur. Belverbruik wordt apart berekend. Voor telefoonnummers, nummerportering en Meta-berichttemplates kunnen kosten bijkomen. Dat rekenen we vooraf met je door.
Goed om te weten
Is Entell ook geschikt voor een klein kantoor?
Entell is beschikbaar vanaf vijf gebruikers. Werk je met minder mensen, neem dan even contact op: we kijken dan samen wat er mogelijk is. Kantoren die groeien starten vaak met het aantal medewerkers dat nu klantcontact heeft en breiden later uit.
Kunnen cliënten foto’s sturen, bijvoorbeeld van een brief of de meterkast?
Ja. Foto’s en documenten die een cliënt via WhatsApp stuurt, komen bij het dossier terecht en blijven daar beschikbaar. Dat is een van de redenen waarom kantoren voor WhatsApp kiezen: een foto van de meterkast of een aanmaning is sneller gestuurd dan uitgelegd.
Wat als een cliënt buiten kantooruren appt?
Je stelt zelf in wat er dan gebeurt. De meeste kantoren gebruiken een automatisch antwoord dat aangeeft wanneer er weer iemand is. Het bericht blijft staan en wordt de volgende werkdag opgepakt door de collega aan wie het dossier is toegewezen.
Moeten we ons huidige telefoonnummer opgeven?
Nee. Je bestaande nummers kun je meenemen via nummerportering. Cliënten merken er niets van en je briefpapier klopt nog steeds. De doorlooptijd hangt af van je huidige aanbieder en ligt meestal tussen de twee en zes weken.
Hebben we toestemming nodig om cliënten te appen?
Als een cliënt zelf een bericht stuurt, kun je gewoon antwoorden. Voor door het kantoor geïnitieerde WhatsApp-templateberichten is voorafgaande toestemming nodig; leg vast hoe en wanneer die is gegeven. Bied daarnaast altijd een alternatief, want niet iedereen wil of kan appen. Bespreek intern ook welke informatie via WhatsApp gaat; een saldo is iets anders dan een medische situatie.
Kunnen meerdere collega’s met hetzelfde nummer werken?
Ja, zonder limiet. Dat is het verschil met de gewone WhatsApp Business-app, waar maximaal vijf gebruikers tegelijk op één account kunnen. Gesprekken worden toegewezen aan een medewerker of een team, zodat duidelijk is wie wat oppakt.
Zien hoe dit op je eigen kantoor zou werken?
In een half uur laten we Entell zien, met je eigen manier van werken als uitgangspunt. Online, vrijblijvend, en je krijgt een eerlijk antwoord over wat wel en niet kan.
