Klantdata verdient duidelijke afspraken
Waar je gegevens staan, wie erbij kan, welke partijen betrokken zijn en wat we vastleggen. Concreet, zodat je het kunt voorleggen aan je functionaris gegevensbescherming.
Klantcommunicatie bevat persoonsgegevens, en soms gevoelige. Op deze pagina staat hoe Entell daarmee omgaat: waar data staat, wie erbij kan, welke partijen betrokken zijn en wat we vastleggen.
Compliance hangt af van hoe jouw organisatie het inricht. Hieronder staat wat Entell doet en waar je zelf aan zet bent.
Waar je data wordt opgeslagen
Je kiest tussen twee opties:
Je eigen Microsoft 365-omgeving
Gesprekken en contacten staan in de tenant die je al hebt. Je beheert zelf toegang, back-ups en bewaartermijnen volgens je bestaande beleid.
Onze Europese hostingomgeving
Wij regelen de opslag binnen de EU. Handig als je geen eigen tenant hebt of de inrichting niet zelf wilt beheren.
Wie toegang heeft
Toegang tot klantgesprekken loopt via de Microsoft 365-accounts en rollen die je organisatie al gebruikt. Praktisch betekent dat:
- Je bepaalt per medewerker of groep wie welke gesprekken ziet.
- Iemand die uit dienst gaat, verliest toegang zoals bij elk ander Microsoft-account.
- Je kunt multi-factor authenticatie afdwingen via je eigen beleid.
- Wij hebben geen toegang tot je gesprekken, behalve wanneer je ons daar expliciet om vraagt voor support, en dan alleen zolang dat nodig is.
Welke partijen betrokken zijn
Voor het afleveren van berichten en gesprekken zijn andere partijen nodig. Dat is inherent aan telefonie en WhatsApp, en we zijn er transparant over:
Voor de AI-samenvattingen komt er geen partij bij: het taalmodel draaien we zelf op dezelfde Europese servers, dus gespreksinhoud gaat daarvoor niet naar een externe aanbieder. Van die verwerking wordt niets bewaard.
| Partij | Waarvoor | Wat er wordt verwerkt |
|---|---|---|
|
Teams-omgeving en, bij eigen tenant, de opslag | Accountgegevens, gesprekken en berichten binnen je tenant |
|
Afleveren van WhatsApp-berichten | Telefoonnummer en berichtinhoud, volgens de voorwaarden van Meta |
|
Opzetten en afleveren van telefoongesprekken | Telefoonnummers, tijdstip en duur van gesprekken |
Voor telefonie werken we met Telnyx. De actuele lijst met subverwerkers, inclusief vestigingsland en verwerkingsdoel, staat in de verwerkersovereenkomst. Vraag ernaar voordat je tekent; dat hoort erbij.
Wat we vastleggen in de verwerkersovereenkomst
Zodat je het kunt voorleggen aan je functionaris gegevensbescherming of meenemen in een audit.
Gegevens en doel
Welke persoonsgegevens worden verwerkt en waarvoor.
Subverwerkers
Welke partijen betrokken zijn en waar zij gevestigd zijn.
Beveiliging
Welke maatregelen gelden en hoe die worden onderhouden.
Bewaartermijnen
Hoe lang gegevens bewaard blijven en wat er daarna gebeurt.
Rechten van betrokkenen
Hoe we omgaan met verzoeken om inzage of verwijdering.
Datalekken
Hoe en binnen welke termijn we melden bij een incident.
Wie waarvoor verantwoordelijk is
Een leverancier kan je organisatie niet AVG-compliant maken. Wij leveren een dienst die past binnen een verantwoorde inrichting, met de documentatie die je nodig hebt om je keuzes te onderbouwen.
De verantwoordelijkheid voor de verwerking ligt bij jou als verwerkingsverantwoordelijke; zo is de AVG opgezet.
Jij, als verwerkingsverantwoordelijke
Je bepaalt welke gegevens je vastlegt, met welk doel en hoe lang je ze bewaart. Je informeert je klanten en onderbouwt je keuzes, bijvoorbeeld in een DPIA.
Entell, als verwerker
Wij verwerken die gegevens alleen in jouw opdracht en binnen wat in de verwerkersovereenkomst staat. Wat de dienst doet en welke partijen erbij betrokken zijn, krijg je op papier.
Vragen over privacy of beveiliging?
Heb je een specifieke vraag, bijvoorbeeld vanuit een DPIA of een audit? Mail naar hi@entell.com of bel +31 85 0 084 084. We beantwoorden liever een lastige vraag vooraf dan achteraf.
Klantcontact waar je het al beheert
Gesprekken komen binnen in Microsoft Teams, in de omgeving die je organisatie al gebruikt. Toegang loopt via de accounts en rollen die je daar al hebt ingericht.
- Je eigen Microsoft 365-tenant, met je eigen beleid
- Rollen en groepen die je al beheert
- Uit dienst is uit dienst, zoals bij elk ander account
Liever eerst zien hoe het werkt?
In een half uur laten we zien waar de gegevens staan en wie erbij kan, met je eigen inrichting als uitgangspunt. Online, vrijblijvend, en je krijgt een eerlijk antwoord over wat wel en niet kan.