Eén adresboek voor je hele team
Contacten in Microsoft Teams staan bij de collega die ze heeft opgeslagen. Entell zet ze in één centraal adresboek, zodat iedereen dezelfde klantgegevens heeft en vanuit hetzelfde contact kan bellen én appen.
Contacten horen bij een account, niet bij je organisatie
Een klant belt. De collega die hem eerder sprak had zijn nummer opgeslagen, dus die ziet meteen wie het is. Iedereen anders ziet een reeks cijfers en begint het gesprek zonder te weten met wie hij praat.
Dat komt niet door slordigheid maar door hoe Microsoft Teams werkt: contacten zijn persoonlijk en horen bij een account, niet bij een organisatie. Entell haalt ze op en brengt ze samen, zodat een binnenkomend gesprek er voor je hele team zo uitziet.
Van persoonlijke lijstjes naar één adresboek
Entell leest de contacten uit de bronnen die je aanwijst en zet ze in één centraal adresboek in Teams. Die synchronisatie loopt dagelijks automatisch, ’s nachts; je hoeft niets te exporteren of bij te houden.
Bellen
WhatsApp
Waar de contacten vandaan komen
Drie bronnen, die je ook naast elkaar kunt gebruiken.
Je Microsoft 365-omgeving
De gebruikers, groepen en contacten die je organisatie al in Microsoft 365 heeft staan. Daar hoef je niets extra’s voor aan te leggen.
Een centraal bestand
Een CSV-bestand met je klantgegevens. Dit is de standaardmanier en werkt met vrijwel elk systeem dat kan exporteren.
Je klantsysteem
Een koppeling via een API met je eigen klant- of dossiersysteem. Vanaf twintig gebruikers verzorgen we die kosteloos; wat er nodig is bekijken we vooraf samen.
De juiste klant bij de juiste collega
Een contact kan aan een medewerker gekoppeld zijn: de vaste contactpersoon van die klant. Entell gebruikt die relatie zodra de klant contact opneemt, of dat nu bellen of appen is. Als routeringsoptie komt het gesprek dan rechtstreeks bij die collega terecht.
Is er geen koppeling of is die collega bezet, dan gaat het naar de teamopvang: een oproep naar de wachtrij, een bericht naar de centrale inbox. Je klant gebruikt hetzelfde nummer en merkt van dat onderscheid niets.
Altijd binnen Microsoft Teams
Wat dat in de praktijk oplevert
Je ziet wie er belt
Bij een inkomende oproep staat de naam uit het adresboek in beeld, niet alleen een nummer. Dat scheelt de vraag “met wie spreek ik?” aan het begin van elk gesprek.
Iedereen dezelfde gegevens
Een gewijzigd nummer of een nieuwe contactpersoon hoeft maar op één plek bij te komen. Niet in de telefoon van vier collega’s apart.
Klantcontact blijft bij de organisatie
Gaat een medewerker uit dienst, dan gaan zijn contacten niet met hem mee. Ze stonden al centraal.
Eén contact, twee kanalen
Vanuit hetzelfde contact bel je of stuur je een WhatsApp-bericht. Geen los nummerlijstje naast je zakelijke WhatsApp.
Goed om te weten
In welke pakketten zit het adresboek?
Het centrale adresboek zit in het Belpakket en in het gecombineerde pakket WhatsApp + Bellen. Wat er per pakket in zit staat op de prijzenpagina.
Blijven de persoonlijke contacten van mijn collega’s bestaan?
Ja. Het centrale adresboek komt ernaast te staan; Entell verwijdert niets uit de persoonlijke contacten van een medewerker.
Wie kan bij welke contacten?
Toegang loopt via de Microsoft 365-accounts en rollen die je organisatie al gebruikt. Je bepaalt zelf wie het centrale adresboek ziet, net als bij elke andere gedeelde bron in je tenant. Zie veiligheid en privacy.
Kan ik zelf bepalen welke velden meekomen?
Bij een CSV-bestand bepaal je zelf welke kolommen erin staan. Bij een koppeling met je klantsysteem spreken we vooraf af welke gegevens Entell ophaalt, zodat er niet meer wordt gesynchroniseerd dan nodig.
Hoe snel is een wijziging zichtbaar?
De synchronisatie draait dagelijks, ’s nachts. Een contact dat vandaag wordt toegevoegd, staat de volgende werkdag bij je hele team.
Zien hoe je contacten eruitzien in Entell?
In een half uur laten we het adresboek zien met jouw eigen bronnen als uitgangspunt. Online, vrijblijvend, en je krijgt een eerlijk antwoord over wat wel en niet kan.
Of stuur een appje